MANAJEMEN UMUM

MANAJEMEN ORGANISASI

BAB 4
MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

 Arti dan fungsi manajemen

Definisi manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee yaitu manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan,mengorganisasi, mengrahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusiadengan dantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi yentang manajemen tersebut,dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu:
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Pengarahan
- Pengkoordinasian
- Pengawasan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga tentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapia tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Setelah perencanaan disususn, baru ditetapkan siapa yang akan melekukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaiman wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawabanmasing-masing kegiatan.

 Jenjang Manajemen

Ada tiga jenjang manajemen yang biasa dimiliki oleh perusahaan, yaitu:
a. Manajemen Puncak
Bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.
b. Manajemen Madya
Meliputi pimpinan pabrik dan/atau divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana-rencana umum dari manajer puncak.
c. Manajemen Operasionsl
Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh menejer madya.


LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

 Gerakan Manajemen Ilmiah

Frederick W. Tylor (1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja. Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya yang berjudul The Principle of Scientific Manajement. Dalam bukunya, Taylor mrngemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melekukan pekerjaan denagn efisian.
Prinsip –prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna manentukan satu cara terbaik unuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatuh secara ilmiah.
Prinsip 3 : kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.



SEKOLAH- SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN
MANAJEMEN


 Sokolah Klasik (Classikal School)

Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi manajemen-manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Masing-masing fungsi tersebut dapat dibagi kedalam sub-sub fungsi.pengembangan keahlian manajerial selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

 Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relation, atau behavioral sciences school of management. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

 Sekolah Ilmu Manajemen (Manajemen Science School)

Sekolah olmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistic. Ilmu manjemen merupakan suatu pendekatan yang kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaiakn masalah-masalah bisnis. Adanaya computer memungkinkan untuk mempelajari masalah-masalah yang sebelumnya terlalu komplek untuk diselesaikan.

 Analisis Sistem

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berintraksi untuk memebentuk sebuah organisme fungsi.

 Manajemen Hasil (Manajemen By Obyektif: MBO)

MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalaina karyawan. Anggapan yang ada pada MBO ini adalah bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan sesuatu yang penting, bukannya seberapa penting mereka.
Keburukan dapat disebut disini, antara lain:
- Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan ynag tepat.
- MBO hanya akan sukses jka emua pihak mau berpartisipasi.
- MBO seharusnya tidak dipandangsebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
- Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.


PERENCANAAN

 Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (Objektive)
b. Kebijakan (policy)
c. Strategi
d. Prosedur
e. Aturan (Rule)
f. Program

 Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi ketidak pastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

 Langkah-langkah Penyusunana Perencanaan
a. Menetapakan tujuan
b. Menyusun anggapan-anggapan
c. Menentukan berbagai alternative tindakan
d. Mengadakan penilaian terhadap alternative-alternatif tindakan yang sudah dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung

 Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional

Perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang. Dengan memperoleh anggapan-anggapan secara jelas, tujuannyang hendak dicapai serta kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul didalam menyusun suatu perencanaan, haruslah dikaitkan dengan tenggang waktu tersebut.

 Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni:
a. Perencanaan jangka pendek
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka panjang

Dalam perencanaan jnagka pendek, menengah dan panjang terdapat hubungan yang erat antara satu dengan yang lain.dapat dikatakan bahwa perencanaan-perencanaan tersebut brsifat integral.

 Factor-faktor yang Membatasi Perencanaan
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat cepat
c. Kekakuan internal
- Kekakuan psikologi
- Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
- Kekakuan sumberdaya dan dana
- Kekakuan eksternal
- Waktu dan biaya

 Pengambilan Keputusan

a. Syarat Pengambilan Keputusan
- Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melaluia tindakan yang positif
- Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
- Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
- Harus bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.

b. Alat Pengambilan Keputusan
1. Operatioan research
2. Teori probabiltas
3. Linear programming
Teknik yang dipakai dalam pengambilan keputusan:
- Analisa resiko
- Pohon keputusan


PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-kompoinen pokok sedemikina rupa, sehinga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat diakataka sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi.
Hubungan-hubungan ynag timbul yaitu:
a. Hubungan informasi
b. Hubungan formal
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:
- Tanggung jawab
- Wewenang
- Pertanggung jawaban

 Rentanag Kekuasaan
a. Latihan dari bawahan
b. Pendekatan Wewenang
c. Perencanaan
d. Teknik Komunikasi

 Dasar-dasar Penggolongan bagian didalam Organisasi
a. Didasarkan pada suatu angaka
b. Didasarakan pada waktu
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
d. Didasarkan pada luas daerah operasi
e. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
f. Didasrakan pada jenis langganan

 Karakteristik Manajeman Organisasi
a. Keseimbangan dalam organisasi
b. Fleksibel


PENGARAHAN

 Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahanmerupakan aspekhubungan manusiawi dengan kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia menerti dan menyambungkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dialkukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a. Prinsip mengarah pada tujuan
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Prinsip kesatuan komando

 Cara-cara Pengarahan

a. Orientasi
Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.informasi yang diberikan didalam orientasi dapat berupa antara lain:
- Tugas itu sendiri
- Tugas lain ynag ada hubungannya
- Ruang lingkup tugas
- Tujuan dari tugas
- Delegasi wewenang
- Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
- Hubungan antara masing-msing tenaga kerja
- Dan sebaginya

b. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang ada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Perintah yang diberikan epada bawahan antara lain:
- Perintah umum dan khusus
- Perintah lisan dan tertulis
- Perintah formal dan informal

c. Delegasi wewenang

 Komunikasi
 Motivasi


PENGKOORDINASIAN

 Pinsip-prinsip koordinasi
a. Prinsipkontak langsung
b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
c. Hubungan timbale balik diantara factor-faktor yang ada

 Pelaksanaan fungsi koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat enempuh dua cara, yaitu:
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu unnntuk memberikan fasilitas bagi pelaksanaanya koordinasi
b. Memastika apakah masing-masing iundividu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.


PENGAWASAN

 Langkah-langkah pengawasan
a. Menciptakan standard
b. Membandingan kegiatan yang dilakukan dengan standard
c. Melakuka tindakan koreksi

 Syarat-syarat pengawasan baik
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.` `
b. Pengawasan haruas melaporkan setiap penyimpanan yang trjadi dengan segera.
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan.
d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang telah digunakan.
e. Pengawasan harus luwes.
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
g. Pengawasan harus ekonomis.
h. Pengawasan harus mudah dimengerti.
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.